2020. nov. 15. Szűrös Ivett
Igazán bosszantó tud lenni, amikor szükségünk van egy fontos dokumentumra, ám annak ellenére sem találjuk, hogy felforgatjuk az egész lakást. Ahhoz, hogy még véletlenül se kerüljünk ilyen helyzetbe, érdemes rendet tenni az otthon szanaszét heverő iratok között. A legjobb módszer, ha ezeket különböző mappákba rendezzük.
Először is be kell szerezni minden olyan eszközt, amire szükség lehet a rendszerezéshez. Ha nem ismerjük ki magunkat az irodaszerek világában, akkor a legjobb, ha felkeresünk egy papírboltot, ahol tanácsot tudnak nekünk adni. Emellett persze körülnézhetünk az interneten is, s akár webshopból is rendelhetünk. Miután beszereztünk minden szükséges eszközt (gyorsfűzőket, genothermeket/”bugyikat”, elválasztólapokat, mappákat, iratrendezőket, stb.), össze kell szedni az összes megőrzendő iratot és papírt. A teljesség igénye nélkül ezek közül a legfontosabbak: az anyakönyvi kivonatok; a bizonyítványok; a bérjegyzékek; az orvosi papírok; a szerződések; a befizetésre váró és a befizetett (közüzemi) számlák; a (nagyobb értékű vásárlásokról szóló) bizonylatok/számlák, illetve az ezekhez tartozó garanciák, jótállások. (Ha esetleg a rendszerezéshez nem akarunk vagy nem tudunk külön eszközöket vásárolni, akkor néhány cipősdoboz, kartonpapír és egy toll is megteszi. Minden csak kreativitás kérdése.)
Miután megvagyunk a különféle iratok és dokumentumok rendszerezésével, ki kell választanunk az otthonunkban egy olyan bútort, amelyet a legalkalmasabbnak tartunk arra, hogy elhelyezzük benne/rajta a mappákat, iratrendezőket. Ez lehet egy íróasztal, szekrény vagy egy nyitott polc. De akár egy kisebb-nagyobb (zárható) iratszekrényt is beszerezhetünk külön erre a célra, és ha anyagilag megengedhetjük magunknak, akkor érdemes tűzállót vásárolni. A rendszerezett iratok mellett ebben helyet kaphatnak még például a családi fotóalbumok, illetve egyéb fontosnak tartott holmik is.
Ha sikerült a rendszerezés és a különböző mappák, iratrendezők is a helyükre kerültek, már csak az a cél, hogy ez a rend meg is maradjon. Ehhez pedig az újabb és újabb fontos, illetve megőrzendő iratokat és papírokat mindig a megfelelő helyre kell tenni.
A papíralapú mellett az elektronikus dokumentumokat is célszerű külön-külön mappákba rendszerezni (a számítógépen). Sőt, az sem árt, ha ezek nyomtatott formában is a rendelkezésünkre állnak, de biztonsági másolat készítése (pl. egy pendrive-ra) szintén javasolt.
Nagyobb rend az iratok körül = kevesebb stressz egy-egy papír keresésénél.
