2022. szept. 19. Bálint Ildikó
Napjainkban egyre nagyobb igény mutatkozik a home office munkavégzésre, mind munkaadói mind munkavállalói oldalról. Több felmérés eredménye szerint, a mai fiataloknak az egyik legfontosabb munkaköri követelmény, hogy legyen lehetőség rugalmas munkavégzésre.
A COVID világjárvány bebizonyította, hogy megtörténhet, hogy otthon kell maradni és nem látogatható személyesen az iroda, ha egyébként a munka távolról is elvégezhető. Az átállás azonban sokszor nem megy zökkenőmentesen, vezetőként és beosztottként is számtalan dolgot kell figyelembe venni, hogy a későbbiek folyamán ne csökkenjen az produktivitás és a munka ugyanúgy el legyen végezve, mint korábban.
Összefoglaltuk, hogy melyek azok a tényezők, amelyeken a home office munkavégzés sikere múlhat.
Technikai és eszköz szükséglet biztosítása
A feladatok ellátásához szükséges technikai és eszköz háttér megléte kulcsfontosságú. A home office bevezetésének egyik első lépése, hogy felmérjük, mire van szükség az infrastruktúra kialakításához és a szükséges eszközöket beszerezzük vagy vezetőként azokat a dolgozóink rendelkezésére bocsássuk.
Ahhoz, hogy az információáramlás ne sérüljön, ki kell építeni a megfelelő kommunikációs csatornákat. Erre ma már számos platform áll rendelkezésre, melyeknek akár az ingyenes verziói is alkalmasak lehetnek, mind az egyének közötti, mind a csoportos kapcsolattartásra.
Kommunikációt támogató programok home office munkavégzéshez
Élőképes megbeszélésekre
- Zoom (első 40 perc ingyenes, elsősorban több fős meetingek tartására ajánlott)
- Facebook Messenger
- Skype
- Google Chat
Napi meetingekre
- Skype
- Slack
Ha szükség van képernyőmegosztásra
- Skype
- join.me
- Teamviewer
Akkor is dolgozik, ha nem látom?
A munkaidő betartása, a kontroll megfelelő mértékű kialakítása is átgondolást igényel. Az informatikai megoldásoknak köszönhetően ma már könnyedén mérhető, hogy mi az az idő, amit a kollégák ténylegesen munkával töltenek.
Válogathatunk a szoftverek közül, attól függően, hogy mekkora mértékben szeretnénk ellenőrzést gyakorolni a kollégák fölött. Az egyik talán legnépszerűbb ilyen program a Toggl, amely percre pontos elszámolást mutat arra vonatkozóan, hogy az egyes munkafázisok vagy projektek mennyi időt vettek igénybe.
Ahhoz, hogy a feladatok gördülékenyen haladjanak, szükséges néhány szabályt előre lefektetni:
- hány órakor kezdődik a munkavégzés, mikor ér véget?
- mikor vannak a szünetek?
- határidők kijelölése: mennyi idő után szükséges egy üzenetre válaszolni, mi tegyünk, ha nem tudjuk tartani a feladat elvégzésére kijelölt határidőt
Adatbiztonság
Már a home office kialakításakor le kell szögezni az adatok biztonságára vonatkozó alapelveket, hogy a későbbiekben ebből se tudjon probléma származni.
Ahhoz, hogy az üzleti titkok biztonságban legyenek a home officeben dolgozó kollégákkal egyeztetni kell arról, hogy mi az, ami megengedett és mi az, ami tiltott és sérti az adatvédelmi elveket. Amennyiben a dolgozók otthonról is hozzáférnek a belső céges hálózathoz érdemes előre leszögezni az ezzel kapcsolatos iránymutatást.
Az otthoni munkavégzés során történő fájlok vagy könyvtárak megosztása történhet valamilyen felhő alapú szolgáltatással, erre kiváló eszköz a Google Drive.
Nem egyértelmű feladat, – és hatáskörök
Mivel hiányzik a személyes kontaktus, ezért nagyobb figyelmet kell fordítani a feladatok delegálására.
Többfajta projektmenedzsment program áll rendelkezésre, ahhoz, hogy megfelelően tudjuk a feladatokat, projekteket kiosztani és mindenki számára egyértelmű legyen, hogy mi az ő feladata, és mi a határidő az elvégzésére.
Néhány ezek közül
- Trello
- OneNote
- Google Naptár
- Wunderlist
A home office munkavégzés legnagyobb gátja ma Magyarországon a bizalom hiánya. A munkáltatóknak a félelme, hogy a dolgozóik visszaélnek a kapott szabadsággal, ami a teljesítmény csökkenéséhez vezet. A magyar munkavállalói mentalitás sokszor ezt a félelmet alá is támasztja.
Abban az esetben viszont, ha megszavazzák a bizalmat, akkor az hosszú távon erős motivációt jelent a kollégáknak, hozzájárulva a home office munkavégzés eredményességéhez.
Épp ezért mindkét fél hozzáállásán múlik az, hogy sikerre lehet-e vinni a távmunka megszervezését. De jól szervezetten kiválóan működhet, és olyan szabadságot adhat a munkavállalóknak, ami miatt elégedett és lojális dolgozók válnak belőlük.
